A BioTechUSA influencer-megkereséseit és válaszkezelését automatizáltuk

Marketing-automatizálás 2026. július 12. · dropmind esettanulmány

A BioTechUSA influencer-megkereséseit automatizáltuk magyarul és angolul. A rendszer kiküldi a bemutatkozó levelet, AI-val értelmezi a válaszokat, és kezeli a levelezést a szerződéskötésre való átadásig. A szerződéskötést és az egyedi kezelést igénylő helyzeteket az illetékes menedzserre bízza.

A kiindulópont

A BioTechUSA kapcsolatot épített influencerekkel és tartalomkészítőkkel, de a megkeresés, az ajánlattétel, az utánkövetés és a szerződéskötés teljes egészében kézi munka volt. A munkatársak írták a bemutatkozó leveleket, figyelték a válaszokat, eldöntötték, ki érdeklődik és ki nem, majd manuálisan léptek tovább a következő szakaszba.

Az ismétlődő, sablonos feladatok terhelték a munkatársakat. Minden influencernél külön kellett követni, hol tart a levelezés, és mi a következő teendő. A kétnyelvűségre is figyelni kellett. Magyar és angol nyelvű influencerekkel egyaránt dolgoztak, és a rossz nyelven kiküldött levél rontja a márkáról kialakult benyomást.

A megoldás lényege

A BioTechUSA-nak olyan rendszert építettünk, amely a megkereséstől a válaszok értelmezésén át a szerződéskötésre való átadásig végigviszi a folyamatot. A levelek nem egy külső eszközből, hanem a márka saját fiókjából érkeznek. Központi adatbázis tartja nyilván az influencereket és az állapotukat. A rendszer ez alapján dönti el, kinek és milyen tartalommal kell írnia.

A kulcs az AI-alapú válaszértelmező. Amikor egy influencer válaszol, az AI elolvassa a levelet, és eldönti: a válasz pozitív, negatív, vagy olyan helyzet állt elő, amit jobb, ha ember kezel. Ennek megfelelően a rendszer automatikusan küldi a következő levelet, vagy értesíti az illetékes menedzsert.

Hogyan működik a gyakorlatban

1. Megkeresés

   A rendszer az adatbázisba felvett influencernek automatikusan kiküldi a bemutatkozó, együttműködést felajánló levelet. A megfelelő nyelven ír, a felelős menedzsert másolatban tartva.

2. Válaszértelmezés

   A rendszer a valódi, releváns válaszokat dolgozza fel. Kiszűri a már feldolgozott leveleket, így elkerüli a válaszok ismételt kiküldését.

3. Automatikus továbblépés

   Pozitív érdeklődés esetén a rendszer küldi a konkrét együttműködési ajánlatot. Ebben szerepel a termékkeret, a kedvezmény, a jutalék és az elvárt tartalom. Ha az ajánlatra is pozitív válasz érkezik, elküldi a szerződéshez szükséges adatbekérőt. Elutasítás esetén udvarias, márkahű lezáró levelet küld, és lezárja az adott szálat.

4. Emberi felügyelet

   A rendszer nem próbál mindent egyedül megoldani. Amikor egy influencer eljut a szerződéskötésig, vagy amikor egy válasz bizonytalan, félreérthető, esetleg egyedi kezelést igényel, a rendszer nem tippel, átadja a szálat egy embernek. Ez garantálja, hogy a fontos vagy kényes helyzetek mindig emberi kézbe kerülnek.

Miért működik jól

Skálázható, de személyes marad. A rendszer levesz minden ismétlődő, sablonos feladatot, de a levelek a márka saját fiókjából, emberi hangvételű, kétnyelvű sablonokkal mennek ki.

A rendszer felépítése kizárja a rossz nyelven kiküldött levelet, az elfelejtett utánkövetést és az ismételten megválaszolt üzenetet.

Óvatos, nem vakmerő. Ez az egyensúly teszi megbízhatóvá. A BioTechUSA munkatársai így a tárgyalásokra és a stratégiai döntésekre összpontosíthatnak.

Amit szállítottunk

• Magyarul és angolul kommunikáló rendszert építettünk az influencer-megkeresésekhez, amely a BioTechUSA saját e-mail-fiókjából küldi a leveleket.
• AI-alapú válaszértelmező, amely megbízhatóan sorolja be a beérkező válaszokat, és kétes esetben mindig emberre bíz.
• Központi adatbázist építettünk, amelyben minden influencer állapota követhető.
• Összekapcsoltuk a megkeresést, az ajánlatküldést, az adatbekérést és a szerződéskötésre való átadást, az elutasítási szálakat pedig a rendszer lezárja.

A rendszert eleve bővíthetőre terveztük. A következő fejlesztési irány olyan kezelőfelület, amelyen a BioTechUSA munkatársai új influencereket vihetnek fel, és áttekinthetik az együttműködések állapotát.

Gyakori kérdések

Nem veszik észre az influencerek, hogy automatizált rendszerrel leveleznek?

A levelek a márka saját fiókjából, emberi hangvételű, kétnyelvű sablonokkal mennek ki, és minden kényes helyzet emberhez kerül.

Mi történik, ha egy válasz félreérthető?

Az AI nem tippel: ha egy levél bizonytalan vagy egyedi kezelést igényel, a rendszer átadja a szálat az illetékes menedzsernek.

Milyen nyelveken működik?

Magyarul és angolul egyszerre, a rendszer minden influencernél végig a saját nyelvén kommunikál.

Kiváltja ez a kapcsolatépítésért felelős embert?

Nem. Az ismétlődő adminisztrációt veszi le, a tárgyalás, a kapcsolatépítés és a döntés emberi kézben marad.

Utoljára frissítve: 2026. július 12.